Stockage archives professionnelles : médecins & avocats

De nombreuses professions conservent pendant plusieurs années des dossiers clients, patients, pièces comptables ou documents liés à leur activité. Les durées et obligations varient selon la profession et la nature du document. Lorsque les archives papier prennent trop de place dans les locaux principaux, leur stockage dans un espace professionnel distinct peut libérer de la surface, à condition de respecter les exigences de confidentialité, de sécurité et de conservation applicables.

Combien de temps conserver ses archives professionnelles ?

Il n’existe pas une durée unique applicable à toutes les professions et à tous les documents. Quelques repères permettent néanmoins de mesurer l’importance du sujet :

Médecins libéraux : la CNIL rappelle la recommandation du Conseil national de l’Ordre des médecins de conserver les dossiers médicaux pendant 20 ans à compter de la dernière consultation. Pour les établissements de santé, l’article R.1112-7 du Code de la santé publique prévoit également une conservation de 20 ans à compter du dernier séjour ou de la dernière consultation externe, avec certaines exceptions.
Avocats : Service-Public Entreprendre indique une conservation du dossier pendant 5 ans à compter de la fin du mandat.
Documents comptables : les livres, registres et pièces justificatives doivent généralement être conservés 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.

Pour les autres professions ou catégories de documents, la durée doit être vérifiée selon la réglementation et les règles professionnelles applicables. Avant d’externaliser des archives, il faut donc identifier précisément leur nature, leur durée de conservation et leur niveau de confidentialité.

Pourquoi externaliser le stockage de ses archives ?

Des archives conservées dans un bureau, un cabinet ou une réserve occupent une surface qui ne peut plus être utilisée pour l’activité principale. Un espace professionnel distinct peut permettre de libérer ces mètres carrés sans agrandir immédiatement les locaux.

Le gain économique dépend toutefois du coût réel des locaux actuels, du volume d’archives et du prix de l’espace de stockage disponible. Il n’existe donc pas de pourcentage d’économie valable dans toutes les situations. STRAKARA permet de comparer les caractéristiques et le tarif des espaces effectivement disponibles.

Confidentialité : pour des archives contenant des données personnelles ou sensibles, la seule présence d’une serrure, d’un badge ou d’un contrôle d’accès ne suffit pas à démontrer la conformité. Les mesures de sécurité doivent être adaptées aux risques et aux obligations du professionnel concerné.

Les critères essentiels pour choisir un espace de stockage d'archives

1. La sécurité physique et la traçabilité

Certaines archives contiennent des données personnelles, voire des données de santé particulièrement sensibles. Il faut empêcher les accès non autorisés et prévoir des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque. Selon le dossier, cela peut notamment impliquer un espace fermé, une gestion stricte des clés ou accès, des procédures internes et des conditions de conservation appropriées.

2. La flexibilité contractuelle

Les besoins d’archivage peuvent évoluer avec l’activité, un déménagement ou une réorganisation. STRAKARA référence des espaces professionnels proposés pour des occupations flexibles. Le cadre contractuel, la durée et les conditions applicables sont précisés pour chaque dossier ; ils ne doivent pas être déduits uniquement de la durée souhaitée.

3. L'accessibilité directe

Les modalités d’accès varient selon le site. Avant de choisir un espace, vérifiez les horaires, le mode d’accès, les personnes autorisées et la possibilité de récupérer rapidement un dossier lorsque votre activité l’exige.

4. La localisation

La bonne distance dépend de la fréquence à laquelle vous devez consulter les documents. Une archive rarement consultée peut être stockée plus loin qu’un dossier auquel votre équipe doit accéder régulièrement. Utilisez les espaces disponibles ou déposez une recherche en précisant votre secteur géographique.

À vérifier avant toute occupation : la nature des archives, leur niveau de confidentialité, les conditions d’accès, les mesures de sécurité nécessaires, l’assurance applicable et les responsabilités prévues dans les documents contractuels. Pour des données de santé ou d’autres informations sensibles, les obligations propres à votre profession doivent être vérifiées avant le transfert.

Quels critères vérifier sur un espace STRAKARA ?

Espace sec, couvert et compatible avec la conservation de documents papier
Conditions d’accès adaptées au niveau de confidentialité recherché
Horaires et modalités d’accès précisés pour le site concerné
Durée d’occupation et conditions contractuelles définies avant l’entrée
Surface et configuration adaptées au volume d’archives et au rayonnage
Assurance et responsabilités vérifiées en fonction des documents stockés

Vous avez des archives à externaliser ?

Indiquez la surface estimée, la localisation, la date souhaitée et les contraintes particulières liées à vos archives.

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Questions fréquentes

Combien coûte le stockage d'archives professionnelles ?▾

Le coût dépend de la surface, de la localisation, de la configuration et des caractéristiques du site. STRAKARA présente les conditions tarifaires propres à chaque espace disponible. Pour un besoin qui n’apparaît pas dans les annonces, vous pouvez déposer une recherche avec votre surface et votre budget.

Le stockage externalisé est-il compatible avec le secret professionnel ?▾

La compatibilité dépend des conditions concrètes de stockage et des obligations applicables au professionnel. Les accès doivent être maîtrisés et des mesures de sécurité adaptées doivent protéger les données contre les accès non autorisés, la perte ou la destruction. Pour des données sensibles, notamment de santé, le professionnel doit vérifier que la solution choisie répond à ses obligations.

Faut-il un bail commercial pour stocker des archives professionnelles ?▾

Le cadre contractuel dépend de la situation, de l’usage de l’espace et des conditions d’occupation. Une convention d’occupation précaire ne peut pas être qualifiée comme telle par la seule volonté des parties ou simplement parce que la durée est courte. Les conditions applicables doivent être examinées pour chaque dossier.

Quelle surface prévoir pour mes archives professionnelles ?▾

La surface dépend du volume d’archives, du type de rayonnage, de la largeur des circulations et de la fréquence d’accès aux documents. Mesurez d’abord vos mètres linéaires et les équipements de rangement envisagés, puis ajoutez l’espace nécessaire pour circuler et manipuler les dossiers.